PROJETS ET PROCESSUS
Bureau de projet (PMO*)

Délégation de Bureau de projet, audit, conseil ou gestion de projet, Agéine vous accompagne ponctuellement ou au quotidien dans l’optimisation de la gestion de vos projets.

 

Depuis des années, les organisations peinent à livrer des projets à temps et dans le budget. Avec la pression actuelle pour rentabiliser les structures et atteindre les objectifs à tout prix, la pression est forte sur la performance des projets. Ce défi a conduit plusieurs organisations à aménager leur filière projet en implantant des bureaux de projet

Les bureaux de projet permettent aux organisations de mieux gérer leurs ressources, réduire le nombre de projets qui échouent et de supporter les projets qui contribuent le plus à l’organisation.

 

ENJEUX
  • Absence de méthodologie, standard ou langage commun

  • Taux élevé de projet en problèmes

  • Difficulté à avoir une vue consolidée des projets

QUE FAIRE ?

Une des solutions consiste à mettre en place un bureau de projet. C’est à dire une entité organisationnel auquel sont confiées diverses responsabilités sur la gestion centralisé et coordonné des projets qui relèvent de sa compétence.

Il existe deux modèles principaux :

  • Un bureau de projet qui agit comme une entité conseil au sein de l’organisation en fournissant aux chefs de projet et aux entités de l’organisation principalement de la formation, de l’accompagnement et les bonnes pratiques. 

  • Un bureau de projet plus centralisé ou les chefs de projets font partie de son effectif. 

 

Physique ou virtuel, le Bureau de Projet emploie des professionnels en Gestion de Projet… Parce que la gestion de Projet est un métier à part entière !

Ce groupe organisationnel, interne ou externalisé, centralise et coordonne les projets: 

  • Il assiste les Chefs de Projet au plan méthodologique ou gère effectivement les projets.

  • Il est garant de la méthodologie, la formalise, l’implante et la valorise. 

  • Il accompagne, forme et professionnalise les gestionnaires de projet, pilote et communique, il est la plateforme de pilotage et de communication des performancesde projets.

  • Il rassemble également les outils de suivi des projets et de mutualisation des connaissances projet et renforce les liens qui unissent la direction (stratégique)à la réalisation (opérationnelle).

 

Même si les bureaux de projets diffèrent en taille, structure et responsabilités, on doit s’attendre à ce que les bureaux de projet agissent et contribuent dans les domaines suivants :

  • Suivi de la performance des projets : Assurer le suivi et le contrôle des projets. Consolider les informations pour permettre la vue d’ensemble. 

  • Méthodologie et processus en gestion de projet : Développer et mettre en place une méthodologie cohérente et des processus standards adaptés à l’organisation

  • Formation : Mener les programmes de formation en gestion de projet ou définir les besoins pour un fournisseur de formation

  • Centralisation des chefs de projet : Maintenir une équipe de chefs de projet dont les compétences sont adaptées aux projets de l’organisation

  • Conseil et accompagnement : Favoriser le déploiement des meilleures pratiques, former aux règles de l’organisation (Guidelines)

  • Outils informatiques en gestion de projet : Sélectionner et maintenir des outils pour le bénéfice de l’organisation 

  • Gestion du portefeuille de projet : Établir des processus pour permettre la sélection, priorisation et le suivi des projets, programmes selon les objectifs de l’organisation

 

NOS SOLUTIONS

Qu’est ce que cela prend pour mettre en place un bureau de projet ? Cela dépend. Cela dépend des besoins de chaque organisation et de la vision de comment le bureau de projet va contribuer à rencontre les besoins de l’entité mais aussi comment il va contribuer à apporter de la valeur à l’organisation.

Agéine peut vous aider à comprendre comment définir et mettre en place le bureau de projet adapté à votre organisation.

Comme pour tout projet de transformation, nous avons l’expérience de définir avec vous une stratégie d’implantation qui prend en compte votre réalité organisationnelle.

Mettre en place un bureau de projet est un processus de l’ordre de 6 à 12 mois selon le type.

Le modèle de déploiement suivant est un exemple :

  • Analyse de la situation organisationnelle actuelle 

  • Élaboration de la vision organisationnelle future en tenant compte des bénéfices attendus

  • Analyse des écarts et identification des responsabilités du bureau de projet pour réduire les écarts

  • Développement d’un projet d’implantation en tenant compte des priorités et des besoins en ressources.

  • S’assurer d’identifier des « quick hits » et les aspects critiques (équilibre entre les High impacts et les easy to implement). 

  • Valider les résultats au cours de l’implantation et mettre en place des ajustements si requis

 

* Le PMO est une structure (service) dans une entreprise qui définit et maintient le référentiel des processus liés à la Gestion de Projet.

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